深圳市智能化學(xué)會檔案資料管理制度

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定，制定本制度。

第二條 本制度所稱的檔案，是指學(xué)會在各項(xiàng)活動中直接形成的各種不同的形式和載體材料，包括：

（一）文字檔案：文件、合同、人事、會計、會員信息等；

（二）影像檔案：照片、錄音、錄像等；

（三）實(shí)物檔案：獎牌、獎?wù)?、公?wù)禮品等；

（四）其他檔案。

第三條 檔案資料歸檔要求

（一）學(xué)會活動電子圖片、文字、視頻檔案資料，在指定的電腦硬盤中，統(tǒng)一按“年月日+事件名稱+數(shù)量”的文件名稱編號，按時間、類別歸檔；

（二）接收的外來檔案資料，填寫《來件（電）處理單》按流程審批后，使用“年月日+外函”文號，按時間、類別歸檔；

（三）秘書處建立檔案歸檔目錄，便于查閱、核對等工作。

第四條 檔案的管理

（一）各部門應(yīng)及時將辦理完結(jié)的各類檔案資料按時間、類別裝訂成冊，標(biāo)識后，交學(xué)會統(tǒng)一歸檔保存。秘書處每年6月、12月末對檔案資料歸檔情況進(jìn)行核查。

（二）各部門對經(jīng)辦形成檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性負(fù)責(zé)。

（三）做好檔案資料的核查和保管工作，不得私自外傳、轉(zhuǎn)借。因工作需要查閱須填寫《資料查閱申請表》，按流程審批后方可查閱。

（四）在檔案歸檔移交、檔案管理人員或其他管理人員離職時，必須要做好檔案資料的移交手續(xù)，確保檔案的完整性和延續(xù)性。

（五）檔案銷毀時，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)按流程審批后，指派專人監(jiān)銷。由監(jiān)督銷人員在銷毀目錄上簽字，作為日后查考的憑據(jù)。

第五條 檔案的保管期限，學(xué)會檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期為學(xué)會每屆任期（五年）。

（一）永久檔案：反映本學(xué)會主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的檔案資料。

（二）定期檔案：其他對本學(xué)會工作具有查考價值的檔案資料。

第六條 本制度經(jīng)第三屆第四次理事會議審議通過后，從2023年1月1日起生效執(zhí)行。